¿QUE ES SECRETARIADO?
Secretariado es una actividad
profesional de enorme importancia dentro del ámbito comercial, mercantil,
administrativo y de ejecución; porque está encaminada exclusivamente a ser la imagen dentro de la
empresa, en su mayoría es una mujer
quién desempeña la función de secretaria con el dominio completo de las
técnicas dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir
responsabilidades delegadas por su jefe.
Un profesional en Secretariado debe poseer gran iniciativa en las labores diarias,
aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos
cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha
asignado; por ello es indispensable que
posea cualidades intelectuales, profesionales, personales, físicas, y
sociales.
CUALIDADES PERSONALES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.
Toda
secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las
destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más
óptima, además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un
equipo.
RESPONSABILIDAD.
Es una cualidad que
se encuentra por naturaleza en la conciencia de una secretaria, permite
reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos,
siempre en el plano moral. Cuando ésta pasa al plano ético (puesta en
práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas
acciones y afrontarlas de la manera más prepositiva e integral, mejorando el
sentido laboral, social, cultural y natural.
ENTUSIASMO.
Esta cualidad
corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por algo que cautiva o que
es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo está y hasta se hace manifiesto
en el cuerpo a través de sensaciones que no tienen nombre específico, se
identifica como una fuerza no intencional moviendo a realizar una acción,
favorecer una causa o desarrollar un proyecto.
DISCRECIÓN.
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa
un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos
alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la
información
La discreción es un
elemento de gran importancia a la hora de establecer vínculos de confianza
entre dos personas que se conocen y comunican entre sí.
VERACIDAD.
La veracidad está estrechamente vinculada con conceptos como la buena fe,
la honestidad y la sinceridad y por ello es que además se opone ciertamente a la hipocresía y
a la mentira.
El
término veracidad se emplea cuando se quiere dar cuenta que alguna cuestión, un
hecho, una declaración, entre otras cuestiones, guardan estricta conformidad
con la verdad.
PACIENCIA
La paciencia se
asocia con la calma o la paz, es una cualidad que tiene una persona para
soportar o tolerar algo sin ponerse nerviosa, una persona paciente es aquella
que sabe esperar y logra tomarse las cosas con calma.
HONRADEZ.
Es
una cualidad con la cual se designa a aquella persona que se muestra, tanto en
su obrar como en su manera de pensar, como justa, recta e íntegra. Quien obra
con honradez se caracterizará por la rectitud de ánimo,
integridad con la cual procede en todo en lo que actúa, respetando por sobre
todas las cosas las normas que se consideran como correctas y adecuadas en la
comunidad en la cual vive o se trabaja.
LEALTAD.
La lealtad es una
virtud que se desarrolla en la conciencia del hombre del hombre e implica
cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas. En fin la lealtad es sin dudas uno de los
elementos más importantes a nivel social hoy en día ya que es a través de ella
que el ser humano puede confiar en otro.
SINCERIDAD.
Más que una
cualidad, la sinceridad es un valor con el
que debemos vivir para ser dignos de
confianza de las personas que nos rodean; no sólo se ve en las palabras, sino
que también se demuestra por medio de nuestras actitudes.
Cuando
se aparenta lo que no somos (en la edad, trabajo, amistad…) se tiende a
aparentar lo que no se es (más joven, inteligente, educados…) Si se descubre la
gran mentira que nos han hecho creer se nos viene a la memoria el refrán: ‘’Dime de qué presumes… y te diré de qué careces’’ y
entonces se produce una gran desilusión ya que se pierden las esperanzas de lo
que la persona no es en realidad.
RESPETO.
Esta
cualidad nos indica que respeto es aceptar y comprender tal y como son los
demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra,
aunque según nosotros está equivocado, hay que respetar y aceptar la forma de ser y
pensar de los demás.
EFICIENCIA.
Se define esta cualidad como una óptima utilización de los recursos disponibles
para la obtención de resultados deseados".
Por lo tanto se puede decir que una empresa,
organización, producto o persona es eficiente cuando es capaz de obtener
resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.
CUALIDADES
FISICAS DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.
Cabe recalcar que la secretaria ejecutiva es
la imagen de la empresa, por lo que habitualmente reciben a los visitantes a su
llegada, en algunos casos la recepción es el lugar de encuentro y en otros, la
sala de visitas o la propia secretaría.
ADECUADA
MODULACION DE LA VOZ
Una secretaria es en mayor parte de las
ocasiones, la primera persona que recibe a los clientes o invitados, y por lo
tanto da la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa, por lo
tanto su tono de voz debe ser claro y al mismo tiempo delicado, suave, y
armonioso.
AGUDEZA VISUAL
Es una cualidad física muy importante porque
la secretaria siempre tomará dictados, revisará documentación interna o
externa, además en la presentación de proyectos no podrá surgir inconvenientes
de visualidad, sería fatal el que falle con sus
COORDINACION DE MOVIMIENTOS
Sus movimientos deberán ser coordinados, no
podrá tener tips nerviosos a la hora de caminar en las diferentes áreas de la
empresa, en lo que se refiere a digitación de textos sus dedos deberán utilizar
el teclado correctamente tal y como lo indican las técnicas secretariales.
Sus piernas deberán permanecer cerradas en
posición recta al igual que su postura, deberá siempre caminar y sentarse con
altivez y cortesía.
EXCELENTE PRESENTACION
Una
secretaria eficiente, debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser
agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado
llamativos o extravagantes, debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
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